Calamiteit? Samen werken we aan een oplossing!

Projectmanager Erica de Jong (Rijkswaterstaat) en bedrijfsleider Gerard Murck (BAM) vertellen hoe ze toewerkten naar een oplossing, met hulp van een begeleider. We geven 3 tips voor projecten die onverhoopt in hetzelfde schuitje terechtkomen.

De snelweg A29 bij de Volkerakbrug zou in 2021 8 keer een weekend worden afgesloten voor onderhoud. Maar tijdens het allereerste werkweekend ontstond er onverwachts grote schade aan het wegdek van de linkerhoofdrijbaan. ‘Halverwege dat weekend – zaterdagnacht – kwamen we erachter dat het ons, gezien de schade, niet zou lukken om de weg op tijd weer open te stellen’, vertelt Gerard Murck. ‘Een boodschap die je natuurlijk niet graag brengt aan je opdrachtgever.’

Grote gevolgen

'We waren uiteraard niet gelukkig met het nieuws', herinnert Erica de Jong zich. ‘Dat was niet alleen omdat de weg niet zoals afgesproken op maandagochtend om 06.00 uur open kon. We moesten bijvoorbeeld ook onderzoeken of de schade gevolgen had voor de draagkracht van de brug.’

Tegelijkertijd moest er snel een oplossing komen. ‘Op zondag zijn we vooral bezig geweest met de technische oplossing en met de communicatie: binnen Rijkswaterstaat, maar ook extern om ervoor te zorgen dat weggebruikers wisten van de langere afsluiting, om de hulpdiensten op de hoogte brengen, et cetera. Met een tijdelijke oplossing kon de weg op dinsdagochtend weer open. Maar daarmee waren we er natuurlijk nog niet.’

In conclaaf

Er kwamen immers nog 7 werkweekenden aan, inclusief afsluitingen voor het verkeer. De Jong: ‘Die geplande weekenden konden we niet opschuiven of uitbreiden, aangezien er ook weer andere werkzaamheden in de regio waren ingepland. Alles hangt in die zin met elkaar samen.'

En dus moesten Rijkswaterstaat en BAM met elkaar in conclaaf. ‘We hadden nog 3 weken tot het werkweekend voor de andere rijbaan en ondertussen was ook een definitieve oplossing voor de situatie op de linkerhoofdrijbaan noodzakelijk’, vertelt Murck. ‘We moesten dus onder hoge tijdsdruk op zoek naar een oplossing voor een zeer complex probleem.’

Beide partijen hadden de intentie er samen uit te komen. ‘We wilden constructief met elkaar aan een oplossing werken’, geeft De Jong aan. ‘Maar dat is niet makkelijk als op de achtergrond ook de schuldvraag en financiële gevolgen meespelen. Daarom hebben we al vrij snel een onafhankelijke gespreksbegeleider – Martijn Scheijde van BdB Groep – gevraagd om met ons mee te kijken.'

Het beste voor het project

Een gouden greep, vinden De Jong en Murck achteraf. ‘Martijns advies was om het issue in 3 fases aan te pakken en ons als eerste te richten op het herstel van de schade aan de linkerhoofdrijbaan en op het voorkomen van eenzelfde soort schade aan de rechterhoofdrijbaan’, vertelt De Jong. ‘Pas daarna zouden we ons bezighouden met de oorzakenanalyse en de financiële afwikkeling.’ Murck vult aan: ‘Zo hielden we de focus op wat het beste was voor het project in plaats van in onze eigen loopgraven tegenover elkaar te gaan zitten.’

Het beste voor het project

Niet dat dit altijd zo makkelijk was. De Jong: ‘We probeerden altijd constructief met elkaar in gesprek te blijven, en begrip te hebben voor elkaars belangen. Martijn heeft ons daar ook continu op gecoacht. Bijvoorbeeld door samen de onderzoeksvraag op te stellen voor de marktpartij die de oorzaak van de schade zou onderzoeken.’

Intensieve samenwerking

Het feit dat Rijkswaterstaat en BAM vóór de onderhoudswerkzaamheden aan de Volkerakbrug al intensief met elkaar samenwerkten, was zeker een voordeel. ‘Onze samenwerking begon in 2020 toen we het contract voor groot variabel onderhoud in de Rijkswaterstaatregio West-Nederland Zuid (WNZ) gegund kregen’, vertelt Murck.

De Jong vult aan: ‘We hebben meteen bij aanvang van het contract geïnvesteerd in onze relatie. En ook tijdens de eerste maanden van de coronacrisis in het voorjaar van 2020 hebben we veel en intensief met elkaar overlegd over of en hoe het werk door zou kunnen gaan. We kenden elkaar voor de calamiteit op de Volkerakbrug al goed en wisten dus wat we aan elkaar hadden.’

Verademing

Inmiddels zijn de onderhoudswerkzaamheden op de Volkerakbrug afgerond. ‘Daarbij hadden we uiteindelijk wel een extra werkweekend nodig’, vertelt De Jong. ‘Maar ook dat hebben we samen met elkaar weten te regelen. Daar ben ik echt trots op.’ 

Ook de financiële afwikkeling van de calamiteit is naar ieders tevredenheid afgehandeld. Murck geeft aan deze manier van werken echt omarmd te hebben. ‘Het feit dat je de intentie hebt om er samen uit te komen, dat je er samen echt voor gaat, open en eerlijk naar elkaar bent, en niet meteen in discussie gaat over de schuldvraag – dat is echt een verademing.’

Allebei benadrukken ze dat deze benadering niet vanzelfsprekend is. ‘We hebben in het hele traject onze achterban – zowel het projectteam als het management bij BAM en Rijkswaterstaat – door de tussentijdse resultaten weten te overtuigen dat we het issue met deze aanpak zouden oplossen.’

Goede basis

Ook gespreksbegeleider Martijn Scheijde kijkt terug op een intensief en boeiend traject. ‘Bij elk project wordt het weleens spannend’, zo stelt hij. ‘Dan is het zaak dat je weet wat je aan elkaar hebt.’ Scheijde heeft vanuit samenwerkingsperspectief 3 tips voor projecten die onverhoopt in hetzelfde schuitje terechtkomen.

‘Ten eerste: bespreek elkaars belangen aan de voorkant en stel een gezamenlijk doel vast voor het oplossen en afhandelen van het probleem. Kies daarnaast een aanpak waar het vinden van een oplossing centraal staat en ga daarna pas aan de slag met de oorzaak en de afhandeling. En tot slot is het voor het gezamenlijk vaststellen van de oorzaak slim om de vraagstelling gezamenlijk te formuleren en het (onafhankelijke) team dat die vraagstelling gaat beantwoorden ook gezamenlijk opdracht te geven.’