Factsheet: Financiële fietsregelingen werkgever

Fietsen naar het werk heeft positieve effecten voor werknemers (gezondheid, financieel), werkgevers (minder ziekteverzuim, minder parkeerkosten) en voor de samenleving als geheel: bereikbaarheid, leefbaarheid, duurzaamheid. Daarom stimuleert de werkgever dat werknemers de fiets gebruiken voor hun woon-werk ritten en voor zakelijke reizen.

Voor ‘fiets’ mag in deze regelingen ook ‘e-bike’ of ‘speedpedelec’ worden gelezen, maar geen andere tweewieler zoals ‘scooter’ of ‘brommer’.

Beschrijving maatregel en interventie

We beschrijven de mogelijkheden die de wetgever schept, waarmee ze werkgevers de ruimte biedt om het gebruik van de fiets door de werknemers te stimuleren.Werkgevers kunnen hun werknemers 3 typen financiële regelingen aanbieden:

• kilometervergoeding;
• onbelaste vergoeding uit de Werkkostenregeling (WKR);
• fiets van de zaak.

Daarnaast komen combinaties van deze regelingen voor, zijn er ook ‘specials’ en kunnen werkgevers ook een cafetariaregeling aanbieden. Let op: werkgevers zijn niet verplicht om deze regelingen aan te bieden; de werkgever bepaalt welke regelingen worden toegepast. Let ook op dat deze factsheet de situatie midden 2024 weergeeft.

De beschikbare regelingen kunnen in de loop van de tijd onder invloed van wet- en regelgeving veranderen.

Kilometervergoeding

De werkgever mag de gereden kilometers met de fiets vergoeden tegen een vast bedrag per km. Sinds 1 januari 2024 is de belastingvrije vergoeding € 0,23 per km. Dit bedrag is hetzelfde als voor autokilometers. Voordeel voor de fietser is dat de kosten per kilometer veel lager zijn dan voor de auto en veel minder dan € 0,23 per km. De werkgever mag ook meer dan € 0,23 per km vergoeden, maar over het meerdere is belasting verschuldigd en moet de werkgever loonheffing inhouden.

Bij de kilometervergoeding geldt altijd dat de werknemer alleen vergoeding ontvangt voor de daadwerkelijk gereden kilometers.

Een werkgever kan een kilometervergoeding aanbieden die voor elk vervoermiddel hetzelfde is, waarbij de werknemer een grote mate van flexibiliteit in de keuze van zijn vervoermiddel heeft. Maar de werkgever kan ook aanvullende eisen stellen. Om fietsen extra te stimuleren kan de werkgever ervoor kiezen om de vergoeding voor fietskilometers hoger te maken dan die van de auto.

Een andere manier is de kilometers die met de auto gereden worden pas vanaf een bepaald aantal kilometers te vergoeden (bijvoorbeeld vanaf 5 km).

Van de werkgevers uit het onderzoek van MuConsult (2019) biedt 45% een kilometervergoeding aan. Van de organisaties die een kilometervergoeding aanbieden, geeft 59% de wettelijk onbelaste vergoeding. Dat was ten tijde van het onderzoek 19 cent per kilometer. 21% van de organisaties biedt een lagere vergoeding, 20% biedt een hogere vergoeding dan de wettelijk onbelaste vergoeding per kilometer.

Uit de werkgeversenquête van IenW blijkt dat in 2022 de gemiddelde kilometervergoeding voor de fiets/e-bike € 0,18 is.

Onbelaste vergoeding uit de Werkkostenregeling (WKR)

Er zijn meerdere opties die de werkgever kan aanbieden uit de Werkkostenregeling:

• Bruto-netto voordeel: de werknemer kan via de werkgever een fiets kopen, die hij betaalt met een bruto loonbestanddeel zoals vakantiegeld, bonussen of tegen inlevering van vakantiedagen. Dit verlaagt het belastbare loon, wat betekent dat de werknemer minder inkomstenbelasting betaalt, en dus een financieel voordeel heeft. Het voordeel voor de werkgever is dat hier geen extra kosten aan zitten, aangezien het gaat om een verrekening van het brutoloon van de werknemer.
• Bijdrage: de werkgever kan er voor kiezen om een bijdrage te doen waardoor de fiets maar gedeeltelijk door de werknemer wordt betaald. Hierdoor is de drempel voor de aanschaf van de fiets (en vooral elektrische fiets) voor de werknemer lager.
• Volledige vergoeding: is de werkgeversbijdrage 100%, dan spreken we over een ‘cadeaufiets’. De aanschafwaarde komt volledig ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Daarnaast kan de werkgever ook andere regelingen aanbieden, zoals een leasefiets of een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets of e-bike. Ook kunnen fietsen, e-bikes of speedpedelecs worden aangeboden via een fietsplan.

De werkgever mag vanuit de werkkostenregeling aan zijn werknemer een onbelaste vergoeding geven. Daaraan is een maximum gesteld, als percentage van de loonsom. Voor het gedeelte van de loonsom tot € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,92%; voor het gedeelte van de loonsom boven € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,18%.

Deze onbelaste vergoeding kan worden gebruikt voor de aanschaf van een belastingvrije fiets. Onder de onbelaste vergoeding kan de werkgever bijvoorbeeld de oplaadkosten van een elektrische fiets vergoeden, als intermediaire kosten.

Uit het onderzoek van MuConsult (2019) blijkt dat 44% van de betrokken organisaties de werkkostenregeling gebruikt om fietsen te stimuleren. Onder de werkkostenregeling bieden werkgevers verschillende regelingen aan. 29% van de bedrijven biedt de werkkostenregeling aan voor de aanschaf van een fiets, 21% voor een e-bike en 12% voor een speedpedelec. Via de werkkostenregeling bieden 10% van de werkgevers ook een lease fiets of lease e-bike aan.

11% van de werkgevers biedt een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets of e-bike aan. Ook worden fietsen (16%), e-bikes (15%) of speedpedelecs (9%) aangeboden via een fietsplan.

Fiets van de zaak: een fiets verstrekken

De werkgever kan een fiets aanschaffen en die aan de werknemer verstrekken; de werknemer wordt dan de eigenaar van de fiets. De werknemer kan een onbelaste kilometervergoeding ontvangen voor zijn woon-werk en zakelijke fietskilometers.

De belastingdienst ziet de factuurwaarde van de fiets als belastbaar loon. De werkgever kan de factuurwaarde van de fiets als belastbaar loon verrekenen met de werknemer. De factuurwaarde kan ook worden ondergebracht in de werkkostenregeling.

De kosten worden dan netto aan de werkgever uitbetaald; de medewerker betaalt geen inkomstenbelasting.

Fiets van de zaak: een fiets ter beschikking stellen

Deze regeling biedt de mogelijkheid om werknemers een fiets van de zaak aan te bieden, voor zijn woon-werkverkeer en zakelijke reizen. De werkgever schaft de fiets aan en stelt die beschikbaar aan de werknemer. De fiets blijft eigendom van de werkgever. De medewerker mag geen onbelaste kilometervergoeding ontvangen voor de woon-werk en zakelijke kilometers.

De werkgever mag ook de kosten van onderhoud en reparatie op zich nemen.

De fiets mag door de werknemer ook voor privédoeleinden worden gebruikt. De overheid ziet dit als loon in natura; de werknemer betaalt daarvoor een bijtelling bij het salaris, ook als de fiets feitelijk niet privé wordt gebruikt. De bijtelling bedraagt 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets en accessoires inclusief BTW per jaar.

De werkgever telt dit bedrag op bij het salaris en de werknemer betaalt daarover maandelijks belasting. Dat komt neer op enkele euro’s per maand extra belasting.

De werkgever kan ook vragen om een maandelijkse eigen bijdrage voor het privégebruik van de fiets. Dat bedrag gaat dan weer af van de bijtelling. De werkgever mag de bijtelling ook voor de werknemer betalen; dat kan hij doen door gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR).

In dat geval betaalt de werknemer geen belasting voor het privégebruik van de fiets van de zaak.

De werkgever kan de kosten die hij maakt voor de fiets aftrekken van de winstbelasting. Dat geldt ook als de werkgever de fiets leaset bij een leasemaatschappij en hij daarvoor een maandelijks vast leasebedrag betaalt. Als de werkgever een fiets van de zaak beschikbaar stelt, kan de werkgever niet tegelijk ook een auto of ander vervoermiddel van de zaak aan dezelfde werknemer beschikbaar stellen.

Uit de werkgeversenquête van IenW blijkt dat de afgelopen jaren een stijgende trend is voor de leasefietsregeling. In 2024 is voor 20% van de werknemers een leasefietsregeling beschikbaar, in 2021 was dit 9%. Bovendien laat het onderzoek van Leasemaatschappij ALD in 2023 zien dat de vraag naar leasefietsen stijgt.

Met name grotere bedrijven voegen de leasefiets toe aan hun mobiliteitsregeling. Branchevereniging van leasebedrijven VAN zag in dezelfde periode van 4 jaar een toename van het aantal leasefietsen van bijna 8.000 naar ruim 60.000 stuks.

Combinatie van regelingen

De werkgever kan kiezen welke regelingen hij aanbiedt. Als de werkgever meerdere regelingen aanbiedt, kan de werknemer er toch (gedurende een belastingjaar) maar van 1 tegelijk gebruik maken. Als een werknemer gebruik maakt van een fiets van de zaak, kan de werknemer in principe niet ook nog een kilometervergoeding krijgen.

Ook een combinatie van een fiets van de zaak en een onbelaste vergoeding om een fiets aan te schaffen is in principe niet mogelijk, net als een kilometervergoeding en een onbelaste vergoeding uit de WKR. De werkgever bepaalt uiteindelijk welke reiskosten hij aan zijn werknemer wel en niet vergoedt. De belastingdienst bepaalt vervolgens welke vergoedingen onbelast en welke via de loonbelasting belast dienen te worden.

Als een deel van de woon-werkreis met de fiets en een ander deel met het openbaar vervoer wordt gemaakt, kan de werkgever er voor kiezen bepaalde kosten onbelast te vergoeden, bijvoorbeeld zowel de gefietste kilometers als de kosten van het openbaar vervoer. Hierover dienen werkgever en werknemer met elkaar afspraken te maken.

Specials

Werkgevers kunnen ook de stallingskosten van de fiets van een werknemer in een stations fietsenstalling en het gebruik van een OV-fiets vergoeden. Daarnaast kunnen ze fietsaccessoires vergoeden of aanbieden, zoals regenkleding, een helm en fietstassen. Ook kunnen ze bijvoorbeeld een fietsenmaker op de werklocatie uitnodigen, die de fiets van de werknemers nakijkt en reparaties uitvoert (Factsheet: Fietsvoorzieningen bij werkgevers).

Daarnaast kunnen werkgevers hun medewerkers ook aanmoedigen om gebruik te maken van fietsapps die fietskilometers belonen (Factsheet: Fietsbeloningsprojecten).

Cafetariaregeling en Individueel Keuzebudget (IKB)

De cafetariaregeling (ook wel: cafetariamodel) is een arbeidsvoorwaardekeuzesysteem, waarbij een werknemer een deel van zijn brutoloon ruilt voor bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fiets uit het fietsplan. Vanuit de cafetariaregeling kunnen ook reiskosten aanvullend worden vergoed. Een cafetariaregeling kan er bij iedere werkgever anders uitzien.

Met de cafetariaregeling biedt de werknemer veel flexibiliteit aan arbeidsvoorwaarden, die hij kan afstemmen op zijn persoonlijke situatie. Een nadeel is dat het uitruilen in het cafetariamodel het bruto-inkomen lager maakt, dat kan van invloed zijn op toeslagen van de Belastingdienst en uitkeringen zoals WIA en WW. Het kan ook zijn dat een werknemer door de cafetariaregeling minder pensioen opbouwt.

Sommige werkgevers hebben een Individueel Keuzebudget, waarbij werknemers ook zelf kunnen bepalen hoe zij een deel van hun arbeidsvoorwaarden inzetten. Dit budget bestaat uit verschillende componenten waarbij een fiets uit het fietsplan ook een onderdeel kan zijn. Omdat het gebruik van de cafetariaregeling en individueel keuzebudget zeer persoons- en bedrijfsspecifiek is, gaan we er in deze factsheet niet verder op in.

Algemene ontwikkelingen

• Ongeveer de helft van de werkgevers maakt gebruik van de wettelijke mogelijkheden om werknemers een (combinatie van) financiële fietsregeling(en) aan te bieden. Het aanbod betreft vooral een kilometervergoeding en een onbelaste uitkering vanuit de werkkostenregeling (WKR). Grotere organisaties doen dat vaker dan kleinere, daarom kunnen meer dan de helft van de werknemers gebruik maken van de regelingen (MuConsult 2019).
• Als we onderscheid maken naar het type organisatie, dan scoren overheidsorganisaties met 39% relatief laag in het aanbieden van fietsvergoedingen, bedrijven met 44% gemiddeld en semi-overheidsorganisaties (ziekenhuizen, onderwijsinstellingen e.d.) met 59% hoger dan gemiddeld (MuConsult 2019).
• Onderzoek van Leasemaatschappij ALD Automotive in 2023 liet zien dat ongeveer een derde van de werknemers een fietsregeling via het werk heeft, terwijl vier jaar daarvoor 18% van de werkgevers de fiets stimuleerde voor woon-werkverkeer. De toegenomen vraag komt volgens het leasebedrijf vooral vanuit werknemers.
• Onderzoek van het CNV onder 600 werkenden die met de fiets naar het werk komen laat zien dat 2/3 van de werknemers geen fietsvergoeding van de werkgever krijgt en dat dat met name werknemers in de commerciële sector betreft.

Bereikbaarheidseffecten

Fietsregelingen kunnen een aanzienlijke impact hebben op het aantal fietsdagen van werknemers. 

Door een hogere vergoeding wordt de regeling aantrekkelijker, wat werknemers stimuleert om vaker de fiets te pakken in plaats van andere vervoerwijze. Bovendien wordt door een aanschafvergoeding de drempel voor de aanschaf van een (elektrische) fiets verlaagd, waardoor werknemers die deze hebben aangeschaft vaker zullen fietsen.

In de tabel staat het overzicht van aanbod, gebruik en effect van de fietsregelingen. De regelingen lopen per werkgever uiteen, zoals de hoogte van de kilometervergoeding en in hoeverre de aanschafkosten bij de werknemer of werkgever belegd zijn. Daarom zijn er geen eenduidige effecten aan te koppelen. 

Bij de effecten zijn wel een aantal voorbeelden genoemd die het effect schetsen.

Regeling	Aanbod (percentage werkgevers die de regeling aanbieden)	Gebruik (percentage werknemers die de regeling gebruiken als deze beschikbaar is)	Effecten/voorbeelden
Kilometervergoeding	40-68% (Zuid-Limburg Bereikbaar, MuConsult 2019, IenW2024) 34% alleen voor de fiets (IenW2024)	9-41% (Zuid-Limburg bereikbaar, MuConsult2019, diverse onderwijsinstellingen, diverse effectmetingen 2017-2020)	De kilometervergoeding voor de fiets zorgt voor significant meer fietsdagen. Hoe hoger de vergoeding, hoe meer de fiets wordt gebruikt voor woon-werkritten: Uit diverse effectmetingen (2017-2020) en het onderzoek MuConsult blijkt dat gebruikers van deze regeling 0 tot 20% minder autoritten per week maken door deze regeling.
Bruto-netto voordeel	56% (Zuid-Limburg Bereikbaar)	15-26% (Zuid-Limburg Bereikbaar, MuConsult en diverse onderwijsinstellingen)	Niet bekend
Aanschaf vergoeding (WKR)	22-52% (Zuid-Limburg Bereikbaar 2023, IenW2024)	4-18% (Zuid-Limburg Bereikbaar en diverse onderwijsinstellingen)	Na invoering van de nieuwe regeling bij het Martini Ziekenhuis in Groningen is er een stijging in het aantal nieuw bestelde fietsen (35 fietsen besteld per maand ten opzichte van 25 per maand in de periode daarvoor (e-bikes niet meegenomen). Bij de werkgevers van Zuid-Limburg Bereikbaar is een significante afname van autoritten te relateren aan de aanschafvergoeding, terwijl bij de werkgevers van Groningen Bereikbaar fietsregelingen geen significant effect geven in vergelijking met andere vergoedingen. Uit diverse effectmetingen (2017-2020) blijkt dat gebruikers 0-15% minder autoritten per week maken.
Fiets van de zaak	16-20% (Zuid-Limburg Bereikbaar2023, IenW2024)	2-19% (Zuid-Limburg Bereikbaar2023, diverse onderwijsinstellingen2023, Kiddoozz2024)	Na aanbieden van elektrische lease fietsen bij Kiddoozz zijn er al 8 werknemers (van de 375) die een elektrische lease fiets hebben en gebruiken (in de periode van 4 maanden na nieuw mobiliteitsbeleid).  Het aanbieden van een leaseregeling heeft een significant positief effect op het aantal fietsdagen (MuConsult, 2019).

De verschillende fietsregelingen zorgen voor een toename van het aantal fietsdagen voor woon-werkverkeer. De regelingen worden relatief veel gebruikt door mannen, mensen met een wat hogere leeftijd en mensen die werken in de gezondheidszorg, het onderwijs of met een kantoorfunctie.

Door een fietsvergoeding aan te bieden aan werknemers die hier momenteel geen gebruik van kunnen maken, kan het aantal fietsdagen met 14% toenemen (MuConsult, 2019). Een deel hiervan zal zonder deze regeling met de auto naar het werk gaan. Meer fietsdagen betekent daarom minder dagen waarop werknemers met de auto naar het werk reizen.

Het is echter onbekend hoe vaak deze overstap van auto naar fiets precies plaatsvindt. Deze verschuiving van auto naar fiets helpt de druk op het wegen- en spoorwegennet te verlichten en draagt vanzelfsprekend bij aan een betere bereikbaarheid.

Effecten lange termijn

De effecten op lange termijn zijn niet specifiek onderzocht. We hebben geen reden om te veronderstellen dat de effecten van het aanbieden van financiële fietsregelingen door de werkgever op langere termijn minder effectief zal zijn, behoudens dat op lange termijn verzadiging zal optreden als elke werkgever vergoedingen aanbiedt, elke werknemer bekend is met het aanbod en er gebruik van maakt.

Duurzaamheidseffecten

De financiële fietsregelingen stimuleren het gebruik van duurzame vervoermiddelen zoals de fiets en e-bike. Het gebruik daarvan in plaats van vervoermiddelen op fossiele brandstoffen draagt bij aan het verduurzamen van mobiliteit. 

Daarnaast zorgt fietsen ook voor minder vervuiling in de vorm van fijnstof, geluid en lichtvervuiling dan autoritten en er zijn positieve effecten op de gezondheid.

Kosten

Het vergoeden van de fietskilometers of het (deels) vergoeden van de aanschaf van de fiets brengen kosten met zich mee voor de werkgever. De kosten zijn afhankelijk van de regeling en in welke mate er vergoeding plaatsvindt.

Verdere specificatie van de kosten worden niet gegeven in deze factsheet, aangezien deze niet beschikbaar zijn bij de werkgevers en erg uiteenlopen per regeling en werkgever.

Een mogelijkheid om kosten te besparen voor de werkgever is door te besparen op vergoeding van de auto en minder reizen door thuiswerken, en deze in te zetten voor fietsvergoedingen.

Op deze manier hoeft de extra vergoeding voor fietsgebruik niet tot veel hogere kosten te leiden. Bovendien worden er kosten bespaard doordat fietsen tot een vermindering van het ziekteverzuim door gezondere werknemers leidt.

Aandachtspunten en variabelen die van invloed zijn

Context die van invloed is op de effecten

• De regelingen zoals in deze factsheet zijn beschreven, geven de situatie half 2024 weer. Het betreft wettelijke regelingen, die jaarlijks kunnen worden gewijzigd. Check altijd goed welke wet- en regelgeving van kracht is.
• De fietsregelingen maken deel uit van een breder mobiliteitsbeleid, waarbij vergoedingen voor andere vervoerswijzen ook invloed hebben op het fietsgebruik. Regelingen die het gebruik van de auto of het openbaar vervoer bevorderen, leiden tot minder fietsdagen.

• Voorbeelden hiervan zijn een algemene reiskostenvergoeding die niet gebonden is aan een specifieke modaliteit, een eigen parkeerterrein bij het bedrijf, een leaseautoregeling of een businesskaart voor het openbaar vervoer. De Gemeente Rotterdam biedt met een nieuwe mobiliteitsbeleid een fietsregeling, maar ook een ov-businesskaart aan. Dit heeft geleid tot een toename in het gebruik van het openbaar vervoer en een afname in het fietsgebruik sinds de invoering van het nieuwe beleid.

• Het is belangrijk om rekening te houden met werkgevers die voor hun werknemers een aantrekkelijk mobiliteitsvergoeding willen bieden. Dat betekent dat de vergoeding voor de auto onaantrekkelijk maken vaak controversieel is.
• Niet iedereen kan met een goede regeling worden gestimuleerd om meer te fietsen. Werkgevers kunnen (ongeacht de sector of locatie van de werkplek) bepaalde groepen werknemers gemakkelijker (oudere werknemers, mannen, woonachtig op minder dan 7,5 km) overhalen om te gaan fietsen, in vergelijking met andere groepen werknemers. Het aanbieden van verschillende vergoedingen (kilometervergoeding, lease- en aanschafregelingen) en faciliteiten voor de fiets bij het werk (fietsenstalling, douche, oplaadplek) helpen daarbij. Voor een maximaal effect is het belangrijk om in aanvulling op deze stroop-maatregelen ook azijn-maatregelen te nemen om autoverkeer te ontmoedigen (beperken leaseautoregelingen en parkeermogelijkheden).
• Voor verplaatsingen naar locaties die per fiets relatief slecht bereikbaar zijn, is de fiets maar in beperkte mate een alternatief.
• In hoogstedelijke omgevingen wordt al veel gefietst en is het potentieel voor extra fietsverplaatsingen beperkt.

Kwaliteit regelingen

• Hoe hoger de vergoeding, hoe aantrekkelijker de fietsregeling wordt voor werknemers, wat de mogelijke effecten vergroot.
• Communicatie van de werkgever over de fietsregeling is cruciaal voor het gebruik. Wanneer de regelingen niet bekend zijn bij de werknemers worden deze ook niet gebruikt.
• Overname regeling voor lease-fietsen kan ook aantrekkelijk zijn voor werknemers. Bij Kiddoozz is de regeling dat werknemers na 3 jaar gebruik van de elektrische leasefiets deze voor een bepaald bedrag kunnen overnemen. De werkgever vergoed een deel van deze kosten. Doordat de werknemer al gewend is om te fietsen en de aanschaf deels vergoed krijgt is de drempel voor de aanschaf van de elektrische fiets laag en het effect hoog.

Organisatorische leerpunten

• De werkgever kan kiezen welke van de wettelijke regelingen hij aan zijn werknemers aanbiedt. Vanuit de werkgeversbenadering kunnen mobiliteitsadviseurs werkgevers stimuleren om alle mogelijkheden aan te bieden en werknemers te stimuleren om er ook daadwerkelijk gebruik van te maken zie voor meer informatie de factsheet Werkgeversaanpak.[Factsheet werkgeversaanpak ].
• Het is raadzaam dat de werknemer met zijn werkgever vooraf overlegt over (veranderingen in) de keuze van zijn vervoermiddel voor woon-werkverkeer en de regeling waarvan hij gebruik wil maken. Zo worden verrassingen achteraf zoveel mogelijk voorkomen.
• Voor het gebruik van een leaseregeling (fiets van de zaak) is belangrijk om te realiseren dat een leasecontract een vaste looptijd heeft van doorgaans meerdere jaren. Als de medewerker zijn dienstverband beëindigt kunnen de kleine lettertjes voorschrijven dat de leasefiets wordt overgenomen door de werknemer tegen een relatief hoge geldelijke vergoeding. 

Een mogelijke oplossing is om de regeling in te richten als een private leaseconstructie, zodat de medewerker bij tussentijds opbreken niet met hoge kosten wordt geconfronteerd, maar maandelijks een bedrag betaalt.

Publicatiedatum: 24-12-2024

Vragen of opmerkingen over de Toolbox Slim Reizen?

Heeft u vragen of opmerkingen over de Toolbox Slim Reizen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.